Przekazanie i zwrot lokalu użytkowego – gdzie w praktyce pojawiają się problemy?

Kluczowe zdarzenia po zawarciu umowy najmu lokalu użytkowego to wydanie przedmiotu najmu (na początku umowy) i jego zwrot (na końcu umowy). Poniżej omawiamy praktyczne aspekty obu tych momentów z perspektywy praktyki kontraktowej.

Wydanie lokalu najemcy

Czy wydanie lokalu uruchamia obowiązek płacenia czynszu?

W praktyce bardzo często tak. Moment przekazania lokalu zwykle:

• rozpoczyna bieg okresu najmu,
• uruchamia obowiązek zapłaty czynszu,
• powoduje konieczność ponoszenia opłat eksploatacyjnych.

Nie zawsze jednak tak musi być. Często lokal jest udostępniany najemcy jeszcze przed formalnym rozpoczęciem najmu, żeby mógł wykonać prace dostosowujące lokal do swojej działalności.

W takim okresie:

• czynsz jeszcze nie obowiązuje,
• najemca może już jednak płacić opłaty eksploatacyjne i za zużyte media.

W jakim stanie lokal powinien zostać przekazany?

Strony zazwyczaj określają w umowie, w jakim stanie technicznym lokal ma zostać wydany najemcy. Czasem odwołują się do załącznika technicznego: lokal w chwili wydania ma wtedy spełniać wymogi w nim określone.

Często wygląda to tak:

• wynajmujący przygotowuje lokal do określonego standardu,
• najemca wykonuje dalszą adaptację we własnym zakresie.

Prace adaptacyjne najemcy mogą podnieść wartość lokalu. To z kolei może przełożyć się na obniżkę czynszu przez określony czas trwania umowy.

Wady lokalu – czy najemca może odmówić przejęcia lokalu?

Tak, ale nie w każdej sytuacji. Umowy często rozróżniają:

• wady istotne, które uniemożliwiają korzystanie z lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem,
• wady nieistotne, które nie blokują przejęcia, ale powinny zostać usunięte.

A co z pozwoleniem na użytkowanie?

Jeśli lokal znajduje się w nowo budowanym obiekcie, sprawa jest dość oczywista: bez ostatecznego pozwolenia na użytkowanie korzystanie z lokalu w ogóle nie jest możliwe. Dlatego przekazanie lokalu często uzależnia się od uzyskania tej decyzji przez wynajmującego.

Pomiar powierzchni – kwestia, która potrafi wywołać spór

W umowach najmu lokali użytkowych powierzchnia ma kluczowe znaczenie, bo:

• wpływa bezpośrednio na wysokość czynszu,
• determinuje możliwości operacyjne najemcy.

---

Może Cię zainteresować: kiedy możliwa jest podwyżka czynszu lokalu użytkowego?

---

Kwestię pomiaru reguluje się w praktyce na różne sposoby. Przede wszystkim umowy przewidują, że przekazanie lokalu poprzedzi pomiar jego powierzchni. Dobrą praktyką jest jednoznaczne wskazanie standardu pomiaru (RICS, BOMA, PN-ISO itd.).

Umowy dopuszczają niekiedy progi odchylenia zmierzonej powierzchni (np. +/- 2%). Jeśli zmierzona powierzchnia różni się od umownej, ale mieści się „w widełkach”, różnica jest kontraktowo neutralna, czyli nie rodzi negatywnych skutków dla wynajmującego.

Większe różnice mogą już rodzić konsekwencje, np.:

• korektę czynszu,
• prawo odstąpienia od umowy.

„Uchylanie się” od odbioru lokalu

Niektóre umowy przewidują, że jeśli najemca uchyla się od przejęcia lokalu, uznaje się, że lokal został wydany. Brzmi niewinnie, ale w praktyce może rodzić poważne ryzyka.

Kluczowe pytanie brzmi: co to znaczy, że najemca „uchyla się”?

Bezpieczniej jest wprowadzić obiektywne kryterium uchylania się (np. dwukrotne niestawiennictwo mimo prawidłowego zawiadomienia), zamiast pozostawiać to ocenie stron.

Zwrot lokalu – kiedy kończy się najem w praktyce?

Kiedy trzeba zwrócić lokal?

Najczęściej w ostatnim dniu okresu najmu. Zdarzają się też rozwiązania, w których najemca dostaje dodatkowy czas na „wyprowadzkę”. Zwrot lokalu zazwyczaj dokumentuje się protokołem zdawczo-odbiorczym.

W jakim stanie lokal trzeba oddać?

Punktem wyjścia jest art. 675 k.c.: lokal powinien zostać zwrócony w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia.

W praktyce nie jest to wcale oczywiste. Ten sam stan może być oceniony różnie w zależności od przeznaczenia lokalu. Pewne ślady zużycia w klubie fitness mogą zostać uznane za „normalne”, ale w biurze już niekoniecznie.

Dlatego strony mogą ustalić, że spór w tym zakresie rozstrzygnie niezależny ekspert, wskazany w umowie albo wybrany wspólnie przez strony.

Co z ulepszeniami najemcy?

Jeśli umowa nic o tym nie mówi, zastosowanie ma art. 676 k.c. Wynajmujący decyduje wtedy, czy:

• zatrzyma ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu,
• czy zażąda przywrócenia stanu poprzedniego.

Przepis wskazuje więc wprost, że jeżeli strony nie uzgodniły inaczej, o losie ulepszeń decyduje wynajmujący.

Przykładowe klauzule umowne dotyczące ulepszeń

W praktyce spotyka się klauzule, które:

1. Nakazują najemcy usunięcie wszystkich ulepszeń po zakończeniu najmu. To rozwiązanie przydaje się wynajmującemu, gdy zakłada, że ulepszenia nie będą miały istotnej wartości dla przyszłych najemców.
2. Nakazują usunięcie tylko określonych ulepszeń, których wynajmujący nie chce zachować. Pozostałe najemca może zostawić za wynagrodzeniem od wynajmującego, za niewielkim wynagrodzeniem albo bez wynagrodzenia.
3. Uprawniają najemcę do pozostawienia ulepszeń bez prawa do wynagrodzenia. To może być korzystne dla najemcy, jeśli przewiduje, że po zakończeniu najmu ulepszenia nie będą mu przydatne. Oszczędza wtedy na pracach demontażowych.

Zestawienie ma charakter wyłącznie przykładowy. Możliwych wariantów uregulowania losu ulepszeń jest więcej.

Zwrot nakładów przy przedwczesnym zakończeniu najmu

Dla najemcy problematyczna może być sytuacja, w której poniósł znaczne nakłady na dostosowanie lokalu, a następnie z przyczyn leżących po stronie wynajmującego przedwcześnie wypowiedział umowę i zwrócił lokal. W jego interesie jest wtedy klauzula pozwalająca żądać od wynajmującego zwrotu udokumentowanych i niezamortyzowanych nakładów na dostosowanie lokalu.

Zwłoka najemcy ze zwrotem lokalu po zakończeniu umowy

W takiej sytuacji umowy często przewidują na rzecz wynajmującego karę umowną za zwłokę ze zwrotem lokalu. Może ona wynosić np. dwukrotność dziennego czynszu za każdy dzień zwłoki.

Dość powszechne jest też oczekiwanie wynajmujących, że najemca złoży oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, dotyczące obowiązku zwrotu lokalu po zakończeniu najmu.

Podsumowanie

Przekazanie i zwrot lokalu użytkowego to dwa momenty umowy najmu o dużym znaczeniu dla obu stron.

Przekazanie lokalu często wyznacza początek najmu i obowiązek płacenia czynszu. Warto więc precyzyjnie określić warunki przekazania, w szczególności:

• kiedy najemca będzie zobowiązany przejąć lokal,
• jakie okoliczności uprawnią go do odmowy przejęcia.

Zwrot lokalu również wymaga starannego uregulowania. Pozwala to sprawnie zakończyć współpracę i uniknąć sporów, zwłaszcza o to, w jakim zakresie najemca musi przywrócić lokal do stanu poprzedniego.