Data pewna w umowie najmu – o czym należy pamiętać

Decydując się na zawarcie umowy najmu nieruchomości dla swojej firmy oceniasz i analizujesz wiele spraw: 

• Lokalizacja musi odpowiadać Twoim potrzebom. Jeśli coś produkujesz, to zapewne znaczenie będzie miał łatwy dostęp do surowców, bliskość głównych dróg, autostrad, portów lotniczych lub dworców kolejowych itp.  Jeśli coś sprzedajesz to ważne będzie np. to, czy Twój lokal będzie atrakcyjnie położony dla klientów i czy będą oni mieli gdzie zaparkować.   
• Zastanawiasz się też nad długością najmu  Jeśli firma jest stabilna, a jej potrzeby produkcyjne przewidywalne w dłuższym okresie być może rozważasz długoterminowy wynajem (np. 5–10 lat) w celu zapewnienia sobie stabilności operacyjnej.
• Analizujesz też koszty najmu – musisz ustalić z wynajmującym, czy zaproponowane przez niego warunki komercyjne są do zaakceptowania, czy trzeba je negocjować.
• wreszcie sprawdzasz też wiarygodność partnera – historię wynajmującego, jego dotychczasowe działania oraz opinie innych najemców. 

Oczywiście to tylko przykłady. Rzeczy do sprawdzenia i decyzji do podjęcia przy nawiązaniu współpracy z wynajmującym jest o wiele więcej. Wszystkie te (dodajmy często czasochłonne) decyzje służą temu, by zapewnić sobie możliwość korzystnego biznesowo i stabilnego funkcjonowania w najmowanym obiekcie przez cały kilkuletni a często kilkunastoletni okres najmu.

W tak długim czasie wiele może się jednak zmienić. Niewykluczone, że obiekt, który wynajmujesz zmieni właściciela. 

Czy jako najemca możesz liczyć na stabilne funkcjonowanie w przedmiocie najmu także w przypadku, gdy wynajmowany obiekt zostanie sprzedany?

Ktoś mógłby powiedzieć oczywiście, że tak. W końcu najemca podpisał umowę i nowy właściciel obiektu powinien ją respektować.

Niestety sprawa nie jest tak oczywista jakby się wydawało na pierwszy rzut oka.  

Zacznijmy od początku:

Nowy właściciel wchodzi do umowy najmu

Faktycznie jest tak, że jeśli obiekt, który wynajmujesz zostanie sprzedany, to nowy właściciel nieruchomości „wchodzi” w umowę najmu na miejsce dotychczasowego wynajmującego.

Potem sprawa się jednak komplikuje. Dlaczego ?

Dlatego, że chociaż nowy właściciel „wchodzi” do umowy najmu, to może ją wypowiedzieć.

Dotyczy to zarówno umów zawartych na czas oznaczony (2, 5, 10 lat etc.) jak i tych, które najemca i wynajmujący zawarli na czas nieoznaczony (czyli takich, w których nie umówili się co do tego, ile konkretnie ma trwać umowa najmu). 

Przepisy kodeksu cywilnego mówią, że nowy właściciel „może wypowiedzieć najem  z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia”. Dla najbardziej standardowego przypadku czyli, gdy czynsz jest płatny miesięcznie oznacza to, że nabywca lokalu może wypowiedzieć umowę najmu na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Przykład: 

Najemca otrzymał pismo z wypowiedzeniem 20 maja. Najem ustanie zatem 30 czerwca.

Generalnie niezbyt wesoła perspektywa dla najemcy, który zakładał, że będzie długo i owocnie operował w wynajętym lokalu. Co istotne, nie chodzi tu o wypowiedzenie wysokości czynszu, ale całej umowy najmu. Więcej na ten temat piszę w tym artykule: Podwyżka czynszu lokalu użytkowego – kiedy możliwa?

Kiedy nowy właściciel nie będzie mógł wypowiedzieć umowy najmu?

Co zatem można zrobić, aby uchronić się przed wypowiedzeniem ? w przypadku umów na czas nieoznaczony niewiele. Zazwyczaj nie będzie to jednak zmartwieniem najemcy, gdyż takie umowy należą raczej do rzadkości na rynku nieruchomości komercyjnych.

Przyjrzyjmy się więc przypadkowi częstszemu, a więc umowie na czas oznaczony. W przypadku takiej umowy swoboda ruchów nowego właściciela w wypowiedzeniu umowy może być ograniczona, czytaj: nowy właściciel nie będzie mógł wypowiedzieć umowy najmu. 

Co zatem musi się stać, by nowy właściciel nie mógł wypowiedzieć Ci jako najemcy umowy ?

Już wyjaśniam:

Otóż zanim dojdzie do sprzedaży lokalu muszą zdarzyć się 2 rzeczy: 

Po pierwsze, musi zostać zawarta pisemna umowa najmu i musi mieć ona datę pewną (przepis mówi o zawarciu umowy z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną). 

Po drugie, musi dojść do wydania lokalu najemcy

Te dwie rzeczy muszą wydarzyć się przed sprzedażą nieruchomości.                

Kwestia wydania lokalu jest w miarę oczywista. Chodzi o to, by najemca przejął od wynajmującego lokal do używania. Jak jednak należy rozumieć zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną?

Odkładając na bok teorię prawa można powiedzieć, że data pewna to data, której autentyczność nie budzi wątpliwości albo inaczej mówiąc data, której nie można podważyć.

Jak w praktyce można nadać datę pewną umowie najmu?

Umowa uzyska datę pewną w sytuacji, gdy najemca i wynajmujący spotkają się u notariusza, który poświadczy, że tego a tego dnia w jego obecności podpisy pod umową zostały złożone własnoręcznie przez strony umowy, czyli wynajmującego i najemcę.

Datę zawarcia umowy poświadcza notariusz, a więc przedstawiciel zawodu zaufania publicznego. W tym więc znaczeniu autentyczność tej daty nie budzi wątpliwości – jest ona pewna.

Datę pewną możesz nadać umowie najmu także po jej zawarciu. Możesz to zrobić w ten sposób, że podpisany oryginał umowy przedstawisz notariuszowi, a ten poświadczy, że w danym dniu okazano mu dokument w postaci umowy najmu. Z takiego sposobu nadania umowie najmu daty pewnej najemca może skorzystać samodzielnie i nie musi oglądać się na wynajmującego. W tym przypadku umowa najmu nabędzie datą pewną z chwilą okazania notariuszowi egzemplarza umowy najmu.

W tym przypadku pewne będzie to, że umowa istniała w dacie, w której notariusz dokonał poświadczenia daty okazania mu dokumentu. 

Co z umowami najmu zawieranymi elektronicznie?

Obecnie coraz częściej umowy zawierane są w formie elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Umowy najmu zawarte w ten sposób także mogą uzyskać datę pewną.

W tym przypadku umowa najmu może uzyskać datę pewną w razie skorzystania z kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu. Kwalifikowany znacznik czasu stanowi dowód istnienia dokumentu w danym momencie.Umowa zawarta w formie elektronicznej ma datę pewną od daty jej opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu.

Chcę jeszcze zwrócić Twoją uwagę na jedną istotną sprawę. Otóż datę pewną uzyskaną przy użyciu kwalifikowanego znacznika czasu ma mieć umowa najmu, a nie jedno lub kilka oświadczeń woli, których złożenie jest potrzebne do zawarcia umowy. 

Przykład:

Jesteś prezesem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który może samodzielnie zawrzeć umowę najmu w imieniu spółki. Razem z wynajmującym zamierzacie podpisać umowę najmu w formie elektronicznej. Złożyłeś prawidłowy podpis elektroniczny z osadzonym kwalifikowanym znacznikiem czasu. Po stronie wynajmującego prawidłowe podpisy elektroniczne złożyło dwóch członków zarządu. Czas złożenia podpisów przez osoby reprezentujące został jednak pobrany z komputerów osób podpisujących.

W tym przypadku umowa została zawarta, ale nie będzie miała daty pewnej.   

Powyżej pisałem o tym, że ochrona interesów najemcy zależy od tego, czy umowa została zawarta w formie pisemnej. I tu należy się dodatkowe wyjaśnienie: zawarcie umowy w formie elektronicznej (przy użyciu kwalifikowanych podpisów elektronicznych) jest równoważne z zawarciem umowy w formie pisemnej. 

Data pewna w umowie najmu (podsumowanie)

Jeśli najemca przejął lokal i ma umowę w formie pisemnej z datą pewną, to nowy właściciel nie będzie mógł wypowiedzieć najemcy takiej umowy. Jest jednak dodatkowy warunek –  zanim dojdzie do sprzedaży przedmiotu najmu umowa musi uzyskać datę pewną i musi dojść wydania lokalu najemcy. 

Oczywiście na to, kiedy lokal zostanie Ci wydany nie zawsze będziesz miał wpływ. Warto zadbać jednak o rzeczy, na które masz wpływ, a więc o to by Twoja umowa najmu miała formę pisemną i datę pewną.